Kostenlose Vorlagen
für Schichtpläne und Helferlisten
Fünf sofort einsetzbare Dateien für Vereinsfeste, Turniere, Konzerte und Festivals: Schichtplan in Excel und als Druckvorlage, Helferliste, Wochendienstplan und die Checkliste für die Helferplanung.
Die fünf Vorlagen im Überblick
Jede Vorlage hat eine eigene Seite mit Anleitung zum Ausfüllen – der Download funktioniert aber schon von hier aus.
Schichtplan-Vorlage Excel
Drei Tabellenblätter für einen mehrtägigen Anlass: Schichtplan mit Plätzen und Zuteilung, Helfer-Stammdaten und eine Tagesübersicht, die offene Plätze automatisch berechnet.
Schichtplan zum Ausdrucken (PDF)
A4 quer, zwei Tagesblätter mit je zwölf Zeilen, Kopfzeile für Anlass, Datum und Ressort sowie eine Visumsspalte für die geleistete Schicht.
Helferliste Verein (Excel)
Mitgliederliste mit Kontakt, Riege, Shirtgrösse, Soll-Einsätzen und geleisteten Einsätzen. Die Differenz und die Auswertung pro Gruppe rechnen sich selbst.
Dienstplan Wochenübersicht (Excel)
Montag bis Sonntag als Spalten, wiederkehrende Dienste als Zeilen. Einsätze pro Dienst, pro Tag und pro Person werden automatisch gezählt.
Checkliste Helferplanung Vereinsfest (PDF)
37 Punkte in sieben Phasen – von drei Monaten vor dem Fest bis zur Abrechnung. Zum Ausdrucken und Abhaken im OK-Ordner.
Wie du mit den Vorlagen startest
Beginne mit der Helferliste: Wer steht überhaupt zur Verfügung, in welcher Riege, mit welcher Shirtgrösse und mit welcher Einsatzpflicht? Diese Liste ist die Grundlage für jede weitere Planung und bleibt über mehrere Anlässe hinweg nützlich.
Danach folgt der Schichtplan. Trage zuerst die Ressorts ein – Bar, Küche, Kasse, Auf- und Abbau, Verkehr, Reinigung – und schneide dann die Zeitfenster so zu, dass keine Schicht länger als vier bis fünf Stunden dauert. Erst wenn Zeiten und Plätze stehen, verteilst du Namen. Für den Eventtag druckst du die PDF-Version pro Ressort aus: Sie hat eine Visumsspalte, damit die verantwortliche Person das Erscheinen direkt bestätigen kann.
Für wiederkehrende Dienste im Vereinsbetrieb – Hallenöffnung, Materialdienst, Kiosk, Reinigung – nimmst du die Wochenübersicht. Und die Checkliste hängt idealerweise im OK-Ordner, damit niemand vergisst, den Anmeldeschluss zu kommunizieren oder die Shirts nach Grösse zu bestellen.
Wo Excel und Papier an Grenzen stossen
Die Vorlagen sind ein guter Start. Ab einer bestimmten Grösse kosten sie mehr Zeit, als sie sparen.
Jede Änderung erzeugt eine neue Version
Der Plan wird als Datei verschickt, jemand ändert eine Schicht, und ab diesem Moment existieren zwei Wahrheiten. Am Anlass gilt dann der Ausdruck, den jemand mitgebracht hat.
Helfer tragen sich nicht selbst ein
Anmeldungen kommen per WhatsApp, Telefon und am Rand des Trainings. Jemand muss alles von Hand in die Tabelle übertragen – dort entstehen die meisten Fehler.
Eine Tabelle erinnert niemanden
Zwischen Anmeldung und Einsatz liegen oft Wochen. Ohne automatische Erinnerung vor der Schicht erscheinen zuverlässig einzelne Helfer nicht.
Überbuchung fällt erst am Anlass auf
Excel prüft nicht, ob eine Schicht bereits voll ist oder eine Person gleichzeitig an zwei Posten steht. Solche Konflikte sieht man erst, wenn niemand an der Kasse sitzt.
Anwesenheit bleibt Papierarbeit
Wer wirklich gearbeitet hat, steht auf einem Zettel im Ressort. Für die Abrechnung der Einsatzpflicht muss das jemand nachträglich abtippen.
Kontaktdaten liegen in jedem Postfach
Eine herumgeschickte Helferliste enthält Telefonnummern und Adressen. Nach fünf Weiterleitungen weiss niemand mehr, wer diese Daten gespeichert hat.
Häufige Fragen zu den Vorlagen
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