Auswertungen
und Exporte

Drei Wochen vorher zählt nur eine Frage

Und zwar: Wo fehlen noch Leute? Wer diese Frage aus einer Tabelle beantworten will, addiert Spalten, sucht nach Namen, die zweimal vorkommen, und ist am Ende nicht sicher, ob der Stand aktuell ist. Genau darum stehen im Schichtplaner vier Zahlen ganz oben: Anzahl Helfer, Anzahl Schichten, Belegungsgrad und offene Plätze. Sie sind jederzeit aktuell, weil sie direkt aus den Anmeldungen entstehen.

Der Unterschied zeigt sich im Verhalten der Organisation. Statt wöchentlich eine halbe Stunde in Listen zu vergleichen, öffnet die Eventleitung die Übersicht, sieht drei unterbesetzte Posten und spricht gezielt diese an.

Exporte für Sitzung, Kasse und Bestellung

Ein Teil der Auswertung wird nicht am Bildschirm gebraucht, sondern auf Papier oder in der Buchhaltung. Für die Vorstandssitzung gibt es die Gesamtauswertung als PDF: Kennzahlen, alle Schichten mit Belegung, die Helferliste mit Einsätzen und Punkten, dazu die Statistik pro Gruppe. Für die Jahresabrechnung erzeugen Sie pro Mitglied einen Beleg mit den geleisteten Schichten. Und für den T-Shirt-Einkauf zählt eine eigene Auswertung den Bedarf pro Grösse für ausgewählte Schichten zusammen.

Listen wie die Helferliste lassen sich zusätzlich als CSV herunterladen und in Excel oder Numbers weiterverarbeiten. Die Dateien sind für Umlaute vorbereitet, sodass «Müller» nicht als «Müller» erscheint – ein kleines Detail, das beim Datenaustausch zwischen Vereinsprogrammen sonst regelmässig Ärger macht.

Zahlen für das nächste Jahr

Der grösste Nutzen zeigt sich beim zweiten Event. Dann liegen Vergleichswerte vor: Welche Posten waren überbucht, welche bis zum Schluss offen, wie viele Personen sind nicht erschienen, wie hoch war der Belegungsgrad am Sonntag gegenüber dem Samstag. Aus diesen Beobachtungen entstehen konkrete Anpassungen – kürzere Zeitfenster am Abend, weniger Plätze im Wettkampfbüro, eine zusätzliche Abbauschicht. Planung wird damit vom Bauchgefühl zur Fortschreibung von Erfahrungswerten.