Dienstplan-Vorlage
als Wochenübersicht für Excel

Wofür diese Vorlage gedacht ist

Anders als der Schichtplan für ein Fest deckt diese Vorlage den laufenden Betrieb ab. Die Dienste wiederholen sich Woche für Woche, die Zeiten sind bekannt, und das Problem ist nicht die Planung, sondern die Verteilung: Wer öffnet am Dienstag die Halle, wer übernimmt am Samstag den Kiosk, und wer war letzte Woche schon dran?

So füllst du sie aus

Im Kopf trägst du Kalenderwoche und Startdatum der Woche ein. In den Zeilen stehen die Dienste mit ihrem Zeitfenster – Beispiele sind bereits eingetragen und lassen sich überschreiben. Die Spalten Montag bis Sonntag füllst du mit Namen; leere Zellen bedeuten, dass der Dienst an diesem Tag nicht stattfindet. Diese Unterscheidung ist wichtig: Ein leeres Feld bei einem täglichen Dienst ist eine Lücke, bei einem wöchentlichen Dienst ist es normal. Notiere darum in der Bemerkungsspalte den geplanten Rhythmus.

Rechts summiert die Vorlage pro Dienst die belegten Tage. Unten steht die Personenauswertung: Trage die Namen deines Teams ein, und die Formel zählt, wie oft jeder Name in der Woche vorkommt. Damit sieht man in zwei Sekunden, wer drei Dienste hat und wer keinen. Schreibe Namen immer identisch – «S. Meier» und «Meier S.» werden als zwei verschiedene Personen gezählt.

Wo Excel an Grenzen stösst

Wiederkehrende Dienste leben von kurzfristigen Tauschen. In Excel bedeutet jeder Tausch: anrufen, Datei öffnen, zwei Zellen ändern, Datei neu verschicken. Wer die alte Version offen hat, arbeitet weiter mit falschen Namen. Verfügbarkeiten kennt die Tabelle nicht, also plant man an Ferien und Auswärtsspielen vorbei. Und die Wochenblätter summieren sich nicht: Wer über die Saison zählt, wie viele Dienste jemand geleistet hat, muss zweiunddreissig Blätter von Hand durchgehen.