Event erstellen und Schichten planen
Ein Event besteht aus Ressorts (Bereichen), optional Kategorien innerhalb der Ressorts und den einzelnen Schichten. Wenn du diese Struktur einmal saubere aufbaust, kannst du sie beim nächsten Anlass kopieren und musst nur die Daten anpassen.
Schritt für Schritt
- 1
Anlass anlegen
Erfasse Name, Ort sowie Start- und Enddatum. Bei mehrtägigen Anlässen setzt du den ganzen Zeitraum – Auf- und Abbautage darfst du einschliessen, Schichten sind auch aussersehalb des Kernzeitraums erlaubt.
- 2
Partner und Link bestätigen
Beim Erstellen bestätigst du die Gegenleistung: mindestens ein Partner wird am Anlass beworben und ein Link auf schichtplaner.ch steht auf der Vereins- oder Eventseite. Die Link-Adresse trägst du direkt im Formular ein.
- 3
Ressorts aufteilen
Lege Bereiche wie Festwirtschaft, Bar, Grill, Kasse, Auf- und Abbau oder Parkdienst an. Pro Ressort kannst du eine Farbe, einen Multiplikator für die Einsatzwerte und eine Altersregel (ab 18) setzen.
- 4
Schichten erfassen
Pro Schicht setzt du Name, Start- und Endzeit, benötigte Helferzahl, Einsatzwert und optional Treffpunkt, Führerschein-Pflicht oder Jugendschicht. Reservierte Plätze sorgen dafür, dass Anmeldungen zuerst freigegeben werden müssen.
- 5
Tage kopieren
Ist ein Tag fertig geplant, kopiere ihn auf die weiteren Festtage und passe nur die Zeiten an. Das spart bei mehrtägigen Anlässen den grössten Teil der Arbeit.
- 6
Plan veröffentlichen
Wechsle den Status von Entwurf auf veröffentlicht. Erst dann sehen Helfer die Schichten und können sich eintragen.
Typische Stolperfallen
- Zu grosse Schichtblöcke: Sechs Stunden am Grill findet kaum jemand attraktiv. Drei bis vier Stunden füllen sich deutlich schneller.
- Bedarf zu knapp gesetzt: Rechne bei Aufbau und Abbau mit mehr Personen als gedacht.
- Veröffentlichen vergessen – die Helfer sehen dann eine leere Übersicht.
Häufige Fragen zu diesem Thema
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