Schichtplan-Vorlage
für Excel zum Herunterladen

Wofür diese Vorlage gedacht ist

Die Datei ist für den einmaligen, grösseren Anlass gebaut: ein Vereinsfest über ein Wochenende, ein Turnier mit Festwirtschaft, ein Konzert mit Beizli. Die Beispielzeilen zeigen ein dreitägiges Fest mit Aufbau am Freitagnachmittag, Vollbetrieb am Samstag und Abbau am Sonntagabend. Wer regelmässige, immer gleiche Dienste plant, ist mit der Wochenübersicht besser bedient.

So füllst du sie aus

Im Blatt Schichtplan sind alle blau geschriebenen Zellen für dich: Datum, Zeit von und bis, Ressort, Posten, Plätze, zugeteilte Helfer und Bemerkung. Beginne bewusst ohne Namen. Erst wenn alle Zeitfenster und Plätze stehen, siehst du realistisch, wie viele Personen du insgesamt brauchst. Erfahrungswert: Randzeiten wie Aufbau, Abbau und die letzte Barschicht brauchen mehr Leute, als man beim Planen am Küchentisch annimmt.

Mehrere Helfer in einer Zelle trennst du mit Semikolon. Die Spalte Besetzt zählt daraus die Anzahl Namen, die Spalte Offen zieht sie von den Plätzen ab – Lücken springen so beim Durchscrollen ins Auge. Im Blatt Helfer pflegst du Kontaktdaten, Gruppe und Shirtgrösse, die Grösse wählst du aus einer Liste. Das Blatt Übersicht summiert pro Datum, wie viele Plätze total, besetzt und offen sind. Zusätzliche Tage ergänzt du dort mit einer Zeile und kopierten Formeln.

Für den Anlass selbst filterst du nach Ressort und druckst pro Bereich ein Blatt aus. Die Bemerkungsspalte nutzt du für verbindliche Anforderungen: «ab 18 Jahren», «Warnweste nötig», «Wechselgeld 300 CHF».

Wo Excel an Grenzen stösst

Solange du allein planst, funktioniert die Datei gut. Sobald sich Helfer selbst eintragen sollen, beginnt das Problem: Du verschickst die Tabelle, erhältst Rückmeldungen per WhatsApp, SMS und im Vorbeigehen, und überträgst alles von Hand. Bei jeder Absage wiederholt sich das. Excel prüft ausserdem nicht, ob eine Schicht schon voll ist oder eine Person zur selben Zeit an zwei Posten steht, verschickt keine Erinnerung vor dem Einsatz und führt keine Warteliste. Und wer tatsächlich erschienen ist, steht am Ende auf einem Zettel im Ressort.