Umstieg in 15 Minuten

HelferApp wurde eingestellt – die kostenlose Schweizer Alternative

Schichtplaner.ch übernimmt Helferlisten, Schichten und Einsatzpunkte – kostenlos, auf Deutsch und für Schweizer Vereine gebaut.

Kostenlos startenDemo ohne Anmeldung ansehen

Was passiert ist – und was das für deinen Verein bedeutet

Nach Angaben des Anbieters wurde der Betrieb von helferapp.ch Ende März 2026 eingestellt. Viele Schweizer Vereine haben ihre Helfereinsätze jahrelang darüber organisiert und stehen nun vor der Frage, womit sie das nächste Fest planen. Wir schreiben das hier bewusst nüchtern: HelferApp hat vielen Vereinen gute Dienste geleistet, und ein Anbieter, der ein Projekt beendet, verdient keinen Spott. Prüfe den aktuellen Stand und allfällige Übergangsfristen im Zweifel direkt beim Anbieter.

Für dich als Verein sind vor allem drei Dinge wichtig. Erstens: Sichere alles, was du noch exportieren kannst – Helfer- und Mitgliederlisten mit Namen und E-Mail-Adressen, die Schichtpläne der letzten Anlässe und, falls vorhanden, die erfassten Einsätze pro Person. Diese Daten sind die Grundlage für jedes neue Werkzeug und für die Einsatzpflicht in deinem Verein. Zweitens: Kläre, wer im Vorstand künftig für die Helferorganisation zuständig ist und welche Personen Zugriff brauchen – Ressortleiter Küche, Bar oder Kasse arbeiten am besten mit eigenen Rechten. Drittens: Informiere deine Mitglieder früh, dass die Anmeldung künftig über eine andere Adresse läuft. Ein Satz im Vereinsnewsletter mit dem Einladungslink erspart später viele Einzelrückfragen.

Der grösste Fehler beim Wechsel ist, wieder in geteilte Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen zurückzufallen. Das funktioniert beim ersten Anlass halbwegs und bricht beim zweiten zusammen: Es gibt mehrere Versionen der Liste, niemand weiss, welche gilt, Posten sind doppelt oder gar nicht besetzt, und am Schluss fehlt die Auswertung für die Einsatzpflicht. Genau diese Aufgaben übernimmt Schichtplaner.

Kurz gesagt

Schichtplaner.ch ist eine Schweizer Lösung für Helfer- und Schichtplanung: Schichten mit Plätzen, Selbstanmeldung, Wartelisten, automatische Erinnerungen, QR-Check-in und Auswertungen – kostenlos und auf Deutsch.

Funktionsvergleich: HelferApp → Schichtplaner

Die Aufgaben bleiben dieselben, nur die Begriffe ändern sich. Diese Tabelle zeigt, wo du wiederfindest, was du bisher gemacht hast.

Bisher
Helferaufruf für ein Fest oder Turnier
In Schichtplaner
Event mit Ressorts und Schichten

Ein Event bündelt alle Bereiche, Tage und Schichten an einem Ort.

Bisher
Helferliste mit Kontaktdaten
In Schichtplaner
Mitglieder- und Helferverwaltung mit CSV-Import

Bestehende Listen aus Excel oder CSV lassen sich direkt hochladen.

Bisher
Einsätze pro Posten und Zeitfenster
In Schichtplaner
Schichten mit Startzeit, Endzeit und Plätzen

Die Plätze sind begrenzt – mehr Anmeldungen als Plätze sind nicht möglich.

Bisher
Helfer melden sich für Einsätze
In Schichtplaner
Selbstanmeldung über Einladungslink oder QR-Code

Ohne Rückfragen beim Ressortleiter, jederzeit auf dem Handy.

Bisher
Zuteilung durch die Organisation
In Schichtplaner
Direkte Zuweisung durch Admins und Ressortleiter

Beides ist kombinierbar: teils Selbstanmeldung, teils Zuteilung.

Bisher
Nachrücken bei Absagen
In Schichtplaner
Warteliste mit automatischer Benachrichtigung

Wird ein Platz frei, wird die Warteliste automatisch informiert.

Bisher
Erinnerung vor dem Einsatz
In Schichtplaner
Automatische E-Mails 24 Stunden und 2 Stunden vorher

Kein manuelles Nachtelefonieren mehr.

Bisher
Anwesenheitsliste am Event
In Schichtplaner
QR-Check-in und Abhaken durch die Einsatzleitung

Anwesenheit erfasst, Einsatzpunkte werden gutgeschrieben.

Bisher
Auswertung für den Vorstand
In Schichtplaner
Einsatzwert-Statistik, Riegen-Auswertung, PDF-Export

Auch Helferbelege pro Person lassen sich als PDF erzeugen.

Bisher
Kosten pro Verein und Saison
In Schichtplaner
CHF 0 – ohne Abo und ohne Limits

Finanziert über Partner, die am Event beworben werden.

Umzug Schritt für Schritt – rund 15 Minuten

  1. 1

    Helferliste sichern

    Exportiere im bisherigen Werkzeug – oder aus deiner Mitgliederverwaltung – eine Liste mit Vorname, Name, E-Mail und Riege bzw. Gruppe als CSV-Datei. Wenn kein Export mehr möglich ist, reicht eine Excel-Tabelle, die du als CSV speicherst.

  2. 2

    Konto anlegen

    Registriere dich kostenlos mit E-Mail und Passwort. Du bestätigst deine Adresse und bist danach Ersteller deines Vereinsbereichs mit allen Rechten.

  3. 3

    Event erstellen

    Lege dein nächstes Fest, Turnier oder Konzert mit Datum und Beschreibung an. Danach ergänzt du Ressorts wie Küche, Bar, Kasse oder Auf- und Abbau sowie die Schichten mit Zeitfenster und Anzahl Plätzen.

  4. 4

    Helfer importieren

    Lade die CSV-Datei im Mitglieder-Import hoch. Die Personen werden angelegt und du kannst sie Riegen zuordnen. Fehlerhafte Zeilen werden dir vor dem Import angezeigt.

  5. 5

    Einladung verschicken

    Verschicke den Einladungslink per E-Mail oder WhatsApp oder hänge den QR-Code am Vereinsanschlag aus. Helfer registrieren sich in unter einer Minute und wählen ihre Schichten selbst.

  6. 6

    Überblick behalten

    Im Dashboard siehst du jederzeit, welche Schichten noch offen sind. Erinnerungen laufen automatisch, am Event checken Helfer per QR-Code ein, und nach dem Event lädst du die Gesamtauswertung als PDF herunter.

Was Schichtplaner zusätzlich kann

Vier Funktionen, die den Aufwand am Event deutlich senken.

QR-Check-in am Event

Jedes Event hat einen eigenen Check-in-Code. Helfer scannen ihn ab 30 Minuten vor Schichtbeginn und sind eingecheckt – die Einsatzleitung kann zusätzlich manuell abhaken. Die Anwesenheit landet direkt in der Auswertung.

Wartelisten

Ausgebuchte Schichten nehmen Helfer auf eine Warteliste. Sagt jemand ab, informiert das System die Warteliste automatisch – der Platz wird meist ohne Zutun der Organisation wieder besetzt.

Automatische Erinnerungen

24 Stunden und 2 Stunden vor Schichtbeginn geht eine E-Mail an die eingeteilten Helfer, mit Ressort, Zeit und Treffpunkt. Änderungen an einer Schicht werden ebenfalls automatisch mitgeteilt.

Einsatzwert-Tracking

Pro Schicht legst du einen Einsatzwert fest. Nach dem Check-in werden die Punkte gutgeschrieben – pro Person und pro Riege. So ist die Einsatzpflicht nachvollziehbar dokumentiert, ohne separate Excel-Liste.

Mehr zum QR-Check-inMehr zum Einsatzwert-Tracking

Kosten: CHF 0 – und was wir dafür erwarten

Wir sehen keinen Grund, gemeinnützigen Vereinen Geld für ihre Helferorganisation abzunehmen. Finanziert wird Schichtplaner über Partner. Deshalb gehören zwei verbindliche Gegenleistungen dazu:

Einen Partner am Event bewerben

Zum Beispiel mit einem Banner, einer Erwähnung im Festführer oder auf der Eventwebseite.

Einen Link auf schichtplaner.ch setzen

Von deiner Vereins- oder Eventseite. Die Adresse gibst du beim Erstellen des Events an.

Alle Details zu Preisen und Leistungen

Häufige Fragen zum Wechsel

Bereit für das nächste Fest?

Konto anlegen, Event erfassen, Helferliste importieren – und der Schichtplan läuft. Kostenlos, ohne Kreditkarte.

Kostenlos registrieren

Passend zum Umstieg

Demo ohne Anmeldung

Helfer- und Admin-Ansicht an einem Beispiel-Event ansehen, ohne Konto.

Mehr erfahren

Excel-Schichtplan ersetzen

Warum Excel bei Helfern scheitert – mit Vorlage und Migrationspfad.

Mehr erfahren

Hilfe & FAQ

Antworten zu Einladungen, Ressorts, Erinnerungen und Auswertungen.

Mehr erfahren