Vier Vereine, ein Fest
und ein gemeinsamer Plan

Die Schwierigkeit liegt zwischen den Vereinen

Ein Dorffest ist selten ein Anlass eines einzelnen Vereins. Der Turnverein stellt das Zelt, der Musikverein spielt am Frühschoppen und führt die Weinstube, die Feuerwehr übernimmt Verkehrs- und Brandwache, die Landfrauen das Kuchenbuffet. Jeder dieser Vereine hat seine eigene Mitgliederliste, seine eigene Kommunikationsgewohnheit und seine eigene Vorstellung davon, was ein fairer Anteil ist.

Genau daran scheitern die üblichen Hilfsmittel. Eine Excel-Datei im Mailanhang liegt nach zwei Tagen in fünf Versionen vor, weil jeder Verein seine Namen selbst eingetragen hat. Eine WhatsApp-Gruppe mit 90 Personen ist nach dem ersten Abend unbenutzbar. Und am Sonntagabend nach dem Abbau beginnt die Diskussion, die jedes Jahr wiederkehrt: «Wir waren mit zwölf Leuten da, ihr mit vier.»

Mit einer gemeinsamen Planung ändert sich beides. Jeder Verein bewirtschaftet seine Bereiche selbst und sieht dort auch die Kontaktdaten seiner Leute. Die Festleitung sieht die Gesamtbelegung. Und die Auswertung nach dem Fest weist die Einsätze pro Verein aus – ohne dass jemand eine Liste zusammenschreiben muss.

Am Festtag selbst

Während das Fest läuft, hat niemand Zeit für Verwaltung. Deshalb hängt bei jedem Stand ein ausgedruckter QR-Code: Wer zur Schicht erscheint, checkt selbst ein. Der Standverantwortliche sieht auf dem Handy, wer eingetroffen ist, und trägt fehlende Personen mit einem Fingertipp nach. Wenn um 16:00 zwei von vier Personen am Grill fehlen, weiss er das um 16:05 und nicht erst, wenn die Schlange bis zur Kasse reicht.

Kurzfristige Änderungen sind am Fest die Regel: Regen, ein Sturz, ein Konzert, das länger dauert. Wird eine Schicht angepasst, erhalten nur die betroffenen Personen eine Nachricht. Nach dem Fest werden bei Änderungen an vergangenen Schichten gar keine Mails mehr versendet – die Nachbearbeitung stört niemanden mehr im Nachhinein.