Helfer einladen und Anmeldungen steuern
Helfer brauchen keinen Zugangscode aus einer Liste und keine Einladung von Hand. Du erstellst einen Link, verteilst ihn über die Kanäle, die dein Verein sowieso nutzt, und behältst in der Helferliste den Überblick, wer sich eingetragen hat.
Schritt für Schritt
- 1
Einladungslink erstellen
Erzeuge im Event einen Einladungslink. Optional setzt du ein Ablaufdatum und eine maximale Anzahl Nutzungen, zum Beispiel für eine begrenzte Gruppe.
- 2
Link und QR-Code verteilen
Teile den Link in der WhatsApp-Gruppe, im Newsletter oder auf der Vereinsseite. Den passenden QR-Code kannst du herunterladen und in Aushänge oder Flyer einbauen.
- 3
Gäste ohne Konto zulassen
Wer kein Konto eröffnen will, trägt Name, E-Mail und Telefonnummer ein und erhält einen persönlichen Zugang zu seinen Schichten. Für Eltern, Nachbarn und kurzfristige Aushilfen ist das der schnellste Weg.
- 4
Anmeldungen prüfen und freigeben
Bei reservierten Plätzen landen Anmeldungen als Anfrage bei dir und werden erst nach Bestätigung verbindlich. Alle übrigen Schichten füllen sich direkt, bis der Bedarf gedeckt ist.
- 5
An offene Schichten erinnern
Bleiben Schichten leer, verschickst du eine Erinnerung an alle, die ihr Soll noch nicht erfüllt haben – statt eine weitere Nachricht in die Gruppe zu schreiben, die niemand liest.
Typische Stolperfallen
- Den Link erst kurz vor dem Anlass verschicken: Zwei bis drei Wochen Vorlauf füllen die Schichten deutlich besser.
- Gastanmeldungen ohne Telefonnummer – am Eventtag ist niemand erreichbar.
- Mehrere parallele Links ohne Übersicht: Ein Link pro Zielgruppe genügt.
Häufige Fragen zu diesem Thema
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