Konzertwochenende
planen, obwohl alle selber spielen

Das Grundproblem: Das Personal steht auf der Bühne

Ein Sportverein kann seine Helferschichten mit Mitgliedern besetzen, die an diesem Tag nichts anderes zu tun haben. Ein Musikverein kann das nicht. Von 20:00 bis 21:45 spielen fast alle, die sonst helfen würden – Abendkasse, Beizli und Garderobe müssen in dieser Zeit von Partnern, Eltern, Passivmitgliedern oder der Jugendmusik betreut werden. Nach dem Schlussapplaus kehrt sich das Verhältnis um: Dann stehen 35 Personen zur Verfügung, und der Beizli-Block bis 01:00 ist ohne Mühe gefüllt.

Dazu kommt, dass ein Konzertabend nach Programm läuft, nicht nach Uhrzeit. Die Pause beginnt, wenn das dritte Stück zu Ende ist, ungefähr um 20:50. Wer den Pausenverkauf als Schicht «21:00 bis 22:00» plant, hat in den entscheidenden zehn Minuten niemanden am Ausschank. Zeitfenster müssen sich deshalb am Ablauf orientieren und dürfen sich überlappen.

Schichtplaner löst das nicht mit einer Automatik, sondern mit Klarheit: Jede Schicht trägt ihr genaues Zeitfenster, ihre Auflagen und ihre Beschreibung. Wer sich anmeldet, weiss, ob er das Konzert sieht oder arbeitet.

Marschmusik, Ständchen und der Rest des Jahres

Neben dem Jahreskonzert besteht das Vereinsjahr aus vielen kleinen Verpflichtungen: Marschmusikauftritt am Dorfmarkt, Ständchen im Altersheim, Platzkonzert, Beizli am Dorffest, Kirchenmusik. Diese Anlässe brauchen selten mehr als eine Handvoll Helfer, aber sie brauchen sie zuverlässig – meistens für Transport, Uniformen und Verpflegung.

Weil alle diese Anlässe im gleichen System liegen, entsteht über das Jahr eine Übersicht, die vorher niemand hatte: Wer war bei welchem Auftritt im Einsatz? Für Vereine, die eine Vergütung oder eine Entlastung beim Mitgliederbeitrag an geleistete Einsätze koppeln, ist das die Rechnungsgrundlage. Für alle anderen ist es zumindest ein Argument, wenn im Frühling wieder dieselben drei Personen den Anhänger laden.