Schichtplan zum Ausdrucken
als leere PDF-Vorlage

Wofür diese Vorlage gedacht ist

Am Eventtag zählt, was physisch im Ressort hängt. Diese Druckvorlage ist für genau diesen Moment gemacht: Sie klebt am Kühlschrank in der Küche, liegt neben der Kasse oder hängt im Materialcontainer. Sie braucht keinen Strom, keinen Empfang und keine App – und sie funktioniert auch, wenn im Festzelt das Mobilfunknetz zusammenbricht, weil dreihundert Leute gleichzeitig telefonieren.

Der zweite typische Einsatz ist die Planungssitzung. Ein leeres Blatt auf dem Tisch, alle Ressortverantwortlichen darum herum, und die Zeitfenster werden von Hand eingetragen. Danach wird das Ergebnis digital übernommen.

So füllst du sie aus

Zuerst die Kopfzeile: Anlass, Datum, Ressort und verantwortliche Person. Ein Blatt gehört immer genau einem Ressort – Bar, Küche, Kasse, Verkehr, Reinigung. Sobald zwei Bereiche auf einem Blatt stehen, weiss niemand mehr, wer welche Zeile pflegen darf.

Dann die Zeilen von oben nach unten in der Reihenfolge der Uhrzeit: Zeit von, Zeit bis, Posten, Anzahl Plätze. Die drei Helferspalten reichen für die üblichen Schichten; bei grösseren Posten nimmst du zwei Zeilen mit derselben Zeit. In der Telefonspalte steht die Nummer der ersten Person – so ist bei einem Ausfall nicht das Handy des Präsidenten die einzige Informationsquelle. Die Visumsspalte füllt die Ressortleitung am Anlass aus, nicht der Helfer selbst.

Drucke von jedem Blatt zwei Exemplare: eines hängt am Posten, eines bleibt beim OK. Die Notizzeile unten nutzt du für Vorfälle, verspätete Ankünfte und Ausfälle – das ist nach dem Fest die Grundlage für die Nachbearbeitung.

Wo Papier an Grenzen stösst

Ein Ausdruck kennt nur den Stand des Druckmoments. Wer am Vorabend noch tauscht, hat eine falsche Liste im Umlauf. Absagen am Morgen des Anlasses stehen auf keinem Blatt, Nachrücker muss jemand telefonisch suchen, und die Visumsspalte muss nach dem Fest von Hand in eine Tabelle übertragen werden. Bei zwölf Ressorts sind das mehrere Stunden Arbeit für eine Person, die eigentlich schon aufräumen möchte.