QR-Check-in
am Eventtag
Ein ausgedruckter QR-Code pro Event, ein Scan pro Helfer – und die Anwesenheitsliste führt sich von selbst.
Die Papierliste ist am Eventtag das schwächste Glied
Am Morgen liegt sie noch im Wettkampfbüro, am Nachmittag hat sie jemand mit in die Festwirtschaft genommen, am Abend ist eine Spalte durchnässt. Zwei Wochen später soll dieselbe Liste die Grundlage dafür sein, wer seine Einsatzpflicht erfüllt hat. Genau an dieser Stelle entstehen im Verein die unangenehmen Diskussionen – nicht beim Planen, sondern beim Nachweisen.
Der QR-Check-in verlegt die Erfassung dorthin, wo sie ohnehin stattfindet: an den Ort und den Moment, in dem die Person zur Schicht erscheint. Statt einer Unterschrift entsteht ein Eintrag mit Zeitstempel, sichtbar für die Person selbst und für die Verantwortlichen des Bereichs.
So läuft der Check-in ab
- 1
QR-Code für das Event erzeugen
Die Organisation erzeugt im Event einen QR-Code, der auf die Check-in-Seite dieses Events zeigt. Ausgedruckt hängt er dort, wo die Schichten beginnen: an der Materialausgabe, im Wettkampfbüro, hinter der Bar.
- 2
Helfer scannt mit dem eigenen Handy
Der QR-Code wird mit der normalen Kamera gescannt. Es braucht keine App-Installation, nur den Browser. Wer angemeldet ist, landet direkt auf seiner Schicht.
- 3
Einchecken ab 30 Minuten vor Beginn
Das Zeitfenster öffnet 30 Minuten vor Schichtbeginn. Früher lässt sich nicht einchecken, damit niemand am Vortag abhaken kann, ohne vor Ort zu sein.
- 4
Punkte werden gutgeschrieben
Mit dem Check-in wechselt die Zuteilung in den Status «eingecheckt» und die Einsatzpunkte der Schicht landen im Konto der Person – ohne Nacherfassung durch die Organisation.
Was der Schichtverantwortliche sieht
Wer einen Bereich betreut, öffnet die Anwesenheitsliste des Events und sieht die Schichten des Tages mit allen zugeteilten Personen. Neben jedem Namen steht der aktuelle Stand: noch nicht erschienen, eingecheckt oder als abwesend markiert. Jede Zeile lässt sich mit einem Klick von Hand abhaken – für Helfer ohne Handy, für Kurzfristige, die spontan einspringen, oder zur Korrektur eines Fehlklicks.
Diese Ansicht ist auf das Nötige reduziert, weil sie unter Zeitdruck bedient wird. Sie zeigt zusätzlich, wie viele Plätze der Schicht besetzt sind. Fehlen 20 Minuten nach Schichtbeginn zwei von sechs Personen, ist das sofort sichtbar – und zwar bevor der Betrieb ins Stocken gerät.
Und wenn jemand nicht erscheint?
Ein fehlender Check-in wird nicht automatisch als Verfehlung gewertet – Verspätungen, Krankheit und Missverständnisse gehören zu jedem Event. Der Verantwortliche entscheidet, ob er die Person als abwesend markiert. Erst diese Markierung hat Folgen: Es werden keine Einsatzpunkte gutgeschrieben, und in der Auswertung erscheint die Schicht als nicht geleistet.
Bleibt ein Posten unterbesetzt, hilft die Warteliste der Schicht weiter: Dort steht in der Reihenfolge der Anmeldung, wer bereits Interesse angemeldet hat und angefragt werden kann. Nach dem Event zeigt die Auswertung alle Absenzen gebündelt. Der Vorstand diskutiert damit nicht über Erinnerungen an einen Festsamstag, sondern über eine Liste, die alle Beteiligten selbst einsehen können.
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