Helferliste Verein
als Excel-Vorlage mit Einsatzkontrolle

Wofür diese Vorlage gedacht ist

Diese Liste ist nicht der Plan für einen einzelnen Anlass, sondern das Verzeichnis dahinter: Wer steht dem Verein grundsätzlich zur Verfügung, wie ist die Person erreichbar, zu welcher Riege gehört sie, und wie viele Einsätze schuldet sie in dieser Saison? Wer diese Liste einmal saubermacht, spart bei jedem Anlass die Rückfragen nach Handynummern und Shirtgrössen.

So füllst du sie aus

Pro Person eine Zeile: Name, Vorname, Riege oder Gruppe, Mobile, E-Mail, Shirtgrösse aus der Auswahlliste, Soll-Einsätze und geleistete Einsätze. Die Spalte Differenz rechnet die Lücke selbst aus, negative Werte bedeuten mehr geleistet als gefordert – das sind die Leute, denen du am Jahresende danken solltest. Die Statusspalte trennt Aktive von Passiven und ausgetretenen Mitgliedern, damit du beim Aufruf für einen Anlass nur die relevanten Zeilen filterst.

Der Auswertungsblock unten summiert pro Gruppe die Soll- und Ist-Einsätze. Diese Zahl ist an der Hauptversammlung Gold wert: Sie zeigt sachlich, welche Riege trägt und welche mitläuft, ohne dass jemand Namen nennen muss. Die Spalte für geleistete Einsätze führst du nach jedem Anlass nach – am besten am Montag danach, solange die Erinnerung frisch ist. Genau hier scheitern die meisten Listen: Nicht beim Anlegen, sondern beim Nachführen.

Wo Excel an Grenzen stösst

Die Liste kennt nur, was jemand einträgt. Nach jedem Anlass müssen Anwesenheitszettel aus allen Ressorts eingesammelt und die Zahlen von Hand erhöht werden. Fällt diese Person einmal aus, fehlt eine ganze Saison. Ausserdem wächst die Datei mit jedem Jahr, es entstehen Kopien mit Jahreszahl im Namen, und niemand weiss mehr, welche gilt. Ein System, das die Einsätze direkt beim Abhaken der Anwesenheit gutschreibt, hat dieses Problem nicht – und die Mitglieder sehen ihren eigenen Stand jederzeit selbst.