Checkliste Helferplanung
für das Vereinsfest

Wofür diese Checkliste gedacht ist

Ein Fest scheitert selten am Konzept, sondern an vergessenen Kleinigkeiten: Niemand hat den Anmeldeschluss kommuniziert, die Shirtgrössen wurden zu spät bestellt, für den Abbau am Sonntagabend stehen drei Namen auf einer Liste für zwölf Plätze. Diese Checkliste bringt diese Punkte in eine zeitliche Reihenfolge, damit sie nicht alle in der letzten Woche gleichzeitig auftauchen.

So arbeitest du damit

Die Liste ist in sieben Phasen gegliedert: Grundlagen und Ressorts, Schichtplanung, Ausschreibung an die Mitglieder, Anmeldephase, letzte Woche vor dem Anlass, Eventtag und Nachbearbeitung. Arbeite sie von oben nach unten ab und setze hinter jeden erledigten Punkt einen Haken. Vor jeder OK-Sitzung nimmst du das Blatt mit – offene Kästchen sind die Traktanden.

Trage zu jedem Punkt eine verantwortliche Person und ein Datum ein. Punkte ohne Namen werden nicht erledigt, das ist in der Vereinsarbeit ausnahmslos so. Besonders wichtig sind die Phasen «Anmeldephase» und «letzte Woche»: Dort steht, wann du den Stand kontrollierst, wann du fehlende Helfer persönlich ansprichst und wann die Erinnerung an alle Angemeldeten rausgeht. Die Phase Nachbearbeitung wird am häufigsten übersprungen – dabei entscheidet sie darüber, ob die Leute nächstes Jahr wieder mitmachen: Dank sagen, geleistete Einsätze verbuchen, Rückmeldungen notieren.

Wo Papier an Grenzen stösst

Die Checkliste sagt dir, was zu tun ist, aber nicht, wie weit du bist. «Stand der Anmeldungen prüfen» heisst in der Praxis: Tabelle öffnen, Zeilen zählen, mit WhatsApp-Nachrichten vergleichen. Wenn Helfer sich selbst eintragen, siehst du offene Plätze jederzeit auf einen Blick, Erinnerungen laufen automatisch, und die geleisteten Einsätze sind nach dem Fest bereits verbucht. Von den Punkten dieser Checkliste erledigen sich damit rund ein Drittel von selbst.